ジョブスタディ

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先週は短大のカウンセリングや就職支援講座、新入社員研修、リーダー研修など

新年度の仕事が本格的にスタートした週でした。

仕事の内容は全く異なったのですが、何故か共通したテーマが文書作成でした。

例えば短大のカウンセリング。

先週は履歴書の添削が多く、志望動機や自己PRについての文書作成の指導が多かったです。

新入社員研修もビジネスマナー研修の中で、特に時間を取ったのがドキュメント作成

議事録、報告書、研修日報の作成について…

これまで、就職活動をする方々の履歴書やエントリーシートの書き方についてアドバイスをすることが多かったので、今回は研修日報や業務日報の書き方をご紹介します。

今の時期ですと新入社員の方は研修日報や業務日報というのを作成するように上司に言われます。

これは上司が、皆さんの作成した日報を通して理解度や研修の進捗状況を把握し、仕事の割り振りを考える材料にします。

でも、多くの新入社員の方は

「研修内容は理解できた」

「研修は難しかった」

「今日はA先輩と同行してB社に訪問した。大変だった」

と、非常に簡単な内容しか記入しないので、皆さんの取り組みや理解度まで読み取ることが出来ません。

しかし新入社員からすれば、何をどのように書いたらいいのか分からないと言います。

そこで、文書作成をスムーズにする秘訣は次の3点です。

1.記入内容のテーマを決める

2.記入内容に関する情報収集をする

3.結論話法で記入する

とってもシンプルなのことなのですが、これらのことを意識せず文書作成をする方が多いので、まとまりが無い、説得力がないと悩まれるようです。

では事例を使いながら、ポイントを確認していきましょう。

1.記入内容のテーマを決める

 これは朝会社に出社したとき、今日は一日どのような仕事をするのか、
 
 研修を通して何を身につけるかを自分で決めます。

 例えば…

 「本日は5件のお客さまとアポイントを取ってご挨拶に行く」

 「本日は真っ先に電話へ出て、電話応対の仕方をマスターする」

 「仕事で使う機材のマニュアルを呼んで、見ないで操作が出来る部分を増やす」

  など、その日自分が出来そうな範囲で目標となる取り組みや行動を自分で決めておくのです。

  もちろん、後で日報に記入しますから、この目標は何かに書いておかないと忘れるでしょうね…


2.記入内容に関する情報収集をする

 1日の仕事の内容が決まったら、後はそのことを意識しながら仕事をするだけです。

 目標に対して上手くできたこと、上手くできなかったことがあったら、何かに記録しておきましょう。

 夕方日報を作成するときの資料になります。


3.結論話法で記入する

 1日の仕事や研修が終わり日報の作成する際は、結論話法という方法で記入します。
 
 1~2までの内容のまとめ方です。

 結論話法とは、結論を先に述べ後から理由を話すという話し方です。

  具体的には…

   ①結論

    これは話の中で一番伝えたいことや、「本日の業務課題は何ですか?」などの

    質問に対する答えの部分です。


    ここに、朝自分で考えた、

    「本日は5件のお客さまとアポイントを取ってご挨拶に行く」

    「本日は真っ先に電話へ出て、電話応対の仕方をマスターする」

    という課題を記入し、これに対して「出来た」か「出来なかった」かを記入します。


  《結論記入例》

   「本日は真っ先に電話へ出て、電話応対の仕方をマスターする目標を立て仕事に

    取り組み、達成することができました。」


   ②理由

    結論に対する根拠を記入します。

    「本日は真っ先に電話へ出て、電話応対の仕方をマスターする目標を立て仕事に

     取り組み、達成することができました。」

     と記入したのであれば、なぜ達成することが出来たのか、どのような取り組みを

     したことで達成することが出来たのか?

     または、なぜ出来なかったのか、どのような取り組みをして出来なかったのか?

     そのことは今後どのようにして出来るようにするのか

     などを、自分自身が行ったことや、行ったことに対する

     反省、改善策などを詳しく記入します。

   《理由記入例》

    「理由は、研修で学んだ電話応対の方法を実践したからです。

     研修では3コール以内に電話を取ることを学びましたので、

     私は1コールで電話を取るように心がけました。

     研修で学んだ手順を確認しながら、電話応対をしました。

     午後からは、研修のマニュアルを確認しなくてもスムーズに電話の応対が

     出来るようになり、敬語で戸惑うことも少なくなりました。」

   ③まとめ

    結論を強調するような書き方をして、説得力を高めて文章を締めくくります。

   《まとめ記入例》
 
    「よって、私は今日の目標である電話応対の仕方をマスターすることが出来ました。」

     このような記入をすることで、具体的に詳しい研修日報や業務日報が

     作成することが出来ます。

何か記入するにはテーマが必要です。

テーマ無しで文書を作成することが実はとっても難しいことなのです。

また、このような文書作成がスムーズに出来るようになると、人前での発表もスムーズに行うことが出来ます。

是非、積極的に取り入れて実践してみてください。

もし、個別のレクチャーや添削を希望する方はいつでもお気軽にご連絡下さい。

info@jobstudy.jp

それでは、また来週…
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権堂 千栄実

Author:権堂 千栄実
権堂 千栄実

株式会社Campanula 代表取締役

キャリア・カウンセーであり、企業、学校機関、官公庁での研修講師

研修やカウンセリングを通して、働く方々や学生の悩みを解消できるようにご支援しております。

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